アステラス製薬株式会社様(Academic Support Navi)

製薬企業から大学や学会に提供される寄附金。
その拠出プロセスの透明性確保に国内製薬企業としていち早く取り組んだアステラス製薬では、
CACが開発・提供する製薬企業向け寄附金申請クラウドサービス「Academic Support Navi」を導入しました。
その結果、寄附金関連の社内業務を大幅に効率化したとともに、寄附申請者の利便性向上も同時に達成しました。

アステラス製薬 寒川様・原様・石川様

1.いち早くWebを通じた寄附金申請の
仕組みを導入したアステラス製薬

社会的要請にいち早く対応したアステラス製薬

寒川 龍児 氏
医療政策部 次長
寒川 龍児 氏

日本を代表する大手製薬企業の1つ、アステラス製薬株式会社(以下、アステラス製薬)。国内はもちろん、海外でも高い存在感を示し続ける「研究開発型のグローバル製薬企業」を標榜するアステラス製薬は、また「先端・信頼の医薬で、世界の人々の健康に貢献する」ことを経営理念に掲げ、社会貢献活動をはじめとするCSR経営にも力を入れる企業としても知られます。

その社会貢献活動の一端を担っているのが、大学の研究室や学会への寄附を通じた医学・薬学振興の取り組みですが、医療政策部 次長 寒川龍児氏によれば、数年前より寄附金の在り方に指摘が相次ぐようになったといいます。

「大学の医療関係者への奨学寄附金の提供は、かつては製薬企業の営業担当者が一手に担っていたことから、自社製品に便宜を図ってもらうために行っているのではないかと疑念を持たれることもありました。また製薬企業と大学研究者との間の癒着が社会問題化したこともあり、業界を挙げて寄附金の透明性確保が叫ばれるようになりました」

2014年、アステラス製薬は国内製薬企業としては真っ先に奨学寄附金の予算と権限を営業部門から切り離し、別部門で扱うことにしました。しかし、何百人もの営業担当者で行っていた奨学寄附金に関する業務を、10名にも満たない人員で担当することになったため、業務負荷の増大は避けられませんでした。

システム化でもまだ残る課題

原 明日香 氏
医療政策部 係長
原 明日香 氏

そこでこれまで長年アステラス製薬のシステム的な課題を解決してきたCACに依頼し、寄附金の申請をWebサイト上で受け付けるシステムを新たに開発しました。これにより、年間約2500件にも及ぶ寄附申請を少ない人員でも受け付けられるようになりましたが、医療政策部 係長 原明日香氏によれば、依然として課題は残っていたといいます。

「申請の受付処理はシステム化されたものの、審査結果の通知は紙の書類を郵送するとともに、メールでPDFファイルも別途送付しており、工数が必要なだけでなく、郵送やメールの宛先ミスによる誤送信のリスクが常につきまとっていました。また申請フォームの内容も保存できなかったため、申請者は一度にすべての内容を入力しなくてはならず、決して利便性が高いシステムとはいえませんでした」

2.寄附金にまつわるすべての業務を支援する
「Academic Support Navi」

「Academic Support Navi」開発プロジェクトがスタート

CACとしては、他の製薬企業でも同様の取り組みが始まっており、ニーズに応えるために寄附金受付クラウドサービスを製品化したいという思いがありました。またアステラス製薬でも従来のシステムでは課題があることを感じていました。そのような双方の思いが合致し、2015年秋より次世代の寄附金受付クラウドサービス「Academic Support Navi」の開発プロジェクトが開始しました。

アステラス製薬で抱えている課題や要望をCACがヒアリング・実装し、そのインタフェースや動作を評価してさらに仕様を詰めていくという作業を何度も繰り返した後、2016年4月に無事「Academic Support Navi」の初リリースを迎えることができました。

インフラ環境にはCACのクラウドサービスenterpriseCloud+を採用

製薬企業ごとにカスタマイズしたWeb申請フォームから寄附申請を受け付け、そこで入力された申請内容や添付書類をクラウド上のデータベースに登録すると同時に、製薬企業の担当者にメールで通知し、申請審査結果の報告までのプロセスを「Academic Support Navi」で提供します。

また、申請者自身も申請内容をシステム上で参照できるため、後から確認、修正することができます。また申請者と製薬企業間のコミュニケーションはSNSライクなメッセージング機能を通じて行われ、メッセージはもちろん、ファイルを添付してドキュメントやデータを共有することも可能になっています。インフラ環境は、Amazon Web Servicesクラウドを利用したCACのクラウドサービスであるenterpriseCloud+上に構築を行うことにより、寄附金受付の繁忙時期であっても事前スペックアップを行う等、柔軟な対応が可能となりました。

3.寄附金関連の業務において1.5人分の工数削減を実現

「Academic Support Navi」導入による効果

石川 裕子 氏
医療政策部
石川 裕子 氏

こうして新生「Academic Support Navi」により、寄附金業務の課題の多くが一気に解決しました。医療政策部石川裕子氏によれば、特に業務効率の改善効果には目覚しいものがあったといいます。「かつては、申請者とのやりとりをすべてメールで行っており、毎日百何十通ものメールをわずかな人員でさばくために大きな負荷が掛かっていました。しかし「Academic Support Navi」はシステム上のメッセージ機能で申請者と密にコミュニケーションを取ることができ、かつ過去にさかのぼって確認できるので、審査業務の効率が大幅に向上しました」

また、以前は郵送やメールで通知していた審査結果も、「Academic Support Navi」では各申請者向けの結果通知画面が自動的に生成されるため、通知結果の郵送やメール通知の作業が不要になり、大幅な省力化と、誤送信や添付ミスに伴う情報漏えいリスクの抑制を実現できました。
こうした作業効率化・省力化の結果、寄附金関連の業務で1.5人分の工数を削減することに成功しました。また申請者は提出した申請書や研究結果報告書をいつでも参照できるようになり、利便性の向上とともに「報告書の未提出」といった作業漏れを抑止する効果も得られました。

Academic Support Naviで1.5人分の工数削減を実現

4.これからの「Academic Support Navi」とCACに対する期待

アステラス製薬では現在、「奨学寄附金」「一般学会寄附金」「患者会助成」の申請を「Academic Support Navi」を通じて行っていますが、今後は他の寄附金・助成金の申請業務への適用も検討していきたいと寒川氏は抱負を述べます。

「CACには他にも細かい要望や、半年に1回のシステムアップデートで都度反映していただいており、優れた対応力やサポート力には本当に助かっています。今後とも、これまで通りレスポンスの早い対応をぜひお願いできればと考えています」

  • 記載されている部署名、肩書は2017年11月現在のものです。

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