CAC EVENT REPORT
『Olive秘書セミナー2016 October』

2016年11月18日 大手町ファーストスクエア カンファレンスにて 『Olive秘書セミナー2016 October』を開催しました。
特別講演では、2016年4月に秘書室システムOliveを導入された株式会社竹中工務店 社長室様をお招きし、Oliveへの切り替えにあたってどのように検討を進め、どのようなルール作りや工夫を行ったのかなどについてご講演いただきました。


特別講演
懇親会

◆特別講演

 

「Olive導入事例 〜既存システムからの切り替え〜」

 株式会社竹中工務店 社長室

1.秘書体制と秘書業務

 竹中工務店の秘書部門は、社長室として独立して設置されており、秘書は東京・大阪に在籍しています。役員秘書業務のほかにも40近い秘書関連業務を分担し、1年ごとに担当を交代して全員が全ての業務を把握できるようにしています。

 社員のICT環境の変化が進む中、役員スケジュールは1988年に稼働した自社開発の秘書システムで管理を継続していました。
 Webシステムやモバイルの普及を背景に、役員からは社外でスケジュールを確認したいという要望、秘書からはモバイルに対応し、ペーパーレス機能などを備えた新たなシステム導入の要望が出てきたため、2013年頃から利便性の高いシステム導入の検討を進めていくことになりました。


(社長室 ご講演者の皆さん)

2.Olive導入の流れ 

 Phase1 システム導入検討
 ワーキングチームを作り活動を始めました。まず旧システムの評価と、他社が利用している秘書システムを調査することから取り組みました。システムを入れ替える方針を内部で決定後、どのようなシステムを導入するかについて、社内のシステム担当者にも随時打ち合わせに入ってもらい、約1年かけて議論を重ねた結果、自社開発は開発にかかる時間や費用、運用後のメンテナンスにかかる労力を考え、また全社員が使用するスケジュール管理システムのカスタマイズ運用には限界があることから、市販システムであるOliveを導入することに決定しました。

 
Phase2 運用ルールの検討など
 社内手続きと並行して運用ルールの検討を進め、2016年3月にOliveを導入し試行を開始、翌4月より本格導入となりました。運用ルールの検討では、役員がスケジュールを参照する際に、とにかく見やすく分かりやすくという点と、スケジュール登録のルールを詳細まで決め、運用を統一するという点に留意しました。また、Olive内で全てのデータを管理し、検索ができるよう、旧システム内の過去データを取り込みを行いました。

 Phase3 運用開始後
 運用開始後、一部の役員からの要望に応えるためExchange連携機能を追加導入しました。また独自の運用ルールで管理している配車の手続きを効率的に行うため、オリジナルの帳票開発を検討しています。

3.Olive導入の効果 

 社内で十分な検討を行ったため、概ね期待通りの効果が得られています。当初の狙いとしていた、役員とモバイルによるタイムリーなスケジュール共有については、役員と一元化したスケジュールデータを共有できています。

 また、業務効率化と情報マネジメントの強化による秘書業務機能の向上という点では、複数役員の予定を横並びで表示できることで、スケジュール調整が容易になり、さらに検索機能が使える事により、過去の顧客対応などの検索が素早くできるようになりました。


 

◆テーマセッション1

「企業の秘書業務に求められるシステム像
     〜システム化の現状と課題解決のポイントを考える」

 株式会社シーエーシー ソリューションカンパニー セールスマネジャー 舟本 英嗣

1.秘書業務の概要および課題

 日々の多忙な業務の中で大切な情報管理がおろそかになりがちです。よって、情報管理をいかに効率よく処理できるかが重要になってきます。

2.秘書業務におけるシステム化の現状と課題

 ほとんどの企業は3つのいずれかの方法で情報管理を行っています。
 @ 手帳・紙で管理
 A 複数のツールで管理
  B 専用システムで管理
 それぞれの情報管理方法における課題を洗い出すと、あるべきシステム像が見えてきます。

3.秘書業務に求められるシステム像
 
必要な人に必要な情報のみをリアルタイムで共有できること。情報の検索が容易であること。役員に提出するスケジュール表が簡単に作成できること。安心できる保守対応があることなどが秘書業務のシステム像に求められています。

Oliveはこれら情報の正確な管理、過去情報の迅速な検索などを可能にします。

◆テーマセッション2

「What's New Olive 2016」

 株式会社シーエーシー ソリューションカンパニー オリーブサポート 情野 涼子

1.秘書室システムOliveをより便利にご使用いただくための機能をご紹介

●スケジュール管理
  ・終了時刻の連動機能、種別表示順の設定方法
  ・指定日を条件にした検索
  ・複写時の役員グループ指定の方法
  ・相手先表示順の変更のしかた
●会議室管理
  ・準備時間の初期設定方法

2.Olive Ver1.11の主な新機能のご紹介

12月にリリースされたマイナーバージョンアップ内容を一足早くご紹介しました。

◆懇親会

プログラム最後の懇親会では、会場を移して懇親会を開催しました。秘書の皆様にご歓談・意見交換の場として、有意義に過ごしていただく事ができました。










懇親会場内のデモコーナー

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お問い合わせ
このイベントレポートに関するお問い合わせ先
〒103-0015 東京都中央区日本橋箱崎町24-1
TEL:03-6667-8059 Olive担当
E-Mail:olive@cac.co.jp
URL:http://www.cac.co.jp/olive/
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